PRIVACYVERKLARING d.d. 24-05-2018

Ingevolge de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is deze notitie vastgesteld. In het kort wordt beschreven hoe om te gaan met de aan Projectburo Rijnland B.V. verstrekte privacygevoelige gegevens.

In deze privacyverklaring wordt beschreven wie de verantwoordelijke is ten aanzien van de gegevens die wij over u verzamelen, om welke persoonsgegevens het gaat, wat wij daarmee doen en hoe uzelf controle houdt op het gebruik dat wij van die gegevens maken.

Wie beheert de gegevens die wij over u verzamelen?
De persoonsgegevens worden verzameld, verwerkt en gebruikt door:
Projectburo Rijnland B.V., Wilhelminastraat 39, 2411 CX Bodegraven, KvK Rijnland nr. 29047344 als verantwoordelijke.

Doel verzamelen gegevens:
Het verzamelen en beheren van persoonsgegevens vindt uitsluitend plaats ten behoeve van het uitvoeren van de aan Projectburo Rijnland B.V. verstrekte opdrachten:

  • opname en/of beheer onroerend goed van derden/opdrachtgever;

  • tekenen c.q. uitwerken van nieuwbouw en verbouwplannen derden;

  • maken van omschrijvingen van nieuwbouw en verbouwplannen derden;

  • maken van kostenbegrotingen van nieuwbouw en verbouwplannen derden;

  • het begeleiden van nieuwbouw en verbouwplannen derden.

Wij verzamelen persoonsgegevens die de opdrachtgever ons verschaft door verstrekking van visitekaartje, toesturen van een e-mail met handtekening of gegevens of via contactformulier wat ingevuld is op onze website.

Onder deze persoonsgegevens worden verstaan: titel, voor- en achternaam, bedrijfsnaam, KvK-nummer en btw-nummer (indien van toepassing), geboortedatum, woon- of vestigingsadres (inclusief postcode, plaats en land), telefoon- en faxnummer, BSN nummer en handtekening.

Wat doet Projectburo Rijnland B.V. met mijn persoonsgegevens?
In het kader van onze zakelijke dienstverlening zullen wij de gegevens gebruiken wanneer dit noodzakelijk is om onze dienstverlening en werkzaamheden uit te voeren.

Op welke wijze slaat Projectburo Rijnland B.V. mijn persoonsgegevens op?
De door Projectburo Rijnland B.V. verzamelde gegevens zullen op de navolgende wijze worden opgeslagen:

  • digitaal in outlook bestanden;

  • digitaal in projectbestanden;

  • alle digitale bestanden bevinden zich op de beveiligde server van Projectburo Rijnland B.V.;

  • back-up bestanden bevinden zich ‘in de Cloud’ via systeembeheerder;

  • deels fysiek op papier in de werkmappen van de projecten c.q. na afronding in het archief;

  • toegang tot deze digitale diensten hebben alleen geautoriseerde personen via passwords. De digitale omgeving is daarnaast beveiligd met een up-to-date virusscanner.

Toestemming gebruik/delen met derden:
Opdrachtgever verleent bij opdrachtverstrekking tevens toestemming voor het opslaan en gebruik van de, voor uitvoering van de opdracht benodigde, persoonlijke gegevens. Deze toestemming van de opdrachtgever omvat tevens toestemming voor gebruik benodigde persoonsgegevens van huurders/gebruikers van het onroerend goed van de opdrachtgever.

Formulering van deze toestemming zal op de offertes en opdrachtbevestigingen worden vermeld.

Bij officiële indieningen van aanvragen vergunning, meldingen e.d. bij (semi-)overheidsinstanties wordt separaat toestemming gevraagd middels een toestemmingsformulier. De verstrekte BSN nummers worden bij de projectgegevens digitaal opgeslagen.

Projectburo Rijnland B.V. maakt in het kader van dienstverlening gebruik van de diensten van derden, zoals boekhouder, aannemingsbedrijven, onderaannemers, adviesbureaus, website- en marketingbureaus, IT-onderhoudsbedrijven, e.d.

Deze dienstverleners ontvangen enkel de persoonsgegevens die zij nodig hebben voor de uitvoering van de door hen te verrichten diensten. Zij mogen deze persoonsgegevens zonder uw voorafgaande toestemming niet voor andere doeleinden aanwenden of openbaar maken.

Hoe lang bewaart Projectburo Rijnland B.V. mijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is, c.q. wettelijk vereist is:

  • looptijd van het project;

  • na afronding project worden de niet-relevante persoonsgegevens vernietigd;

  • overige gegevens worden digitaal en beperkt fysiek opgeslagen in het archief;

  • bewaartermijn van minimaal 10 jaar wordt gehanteerd voor bouwkundige- en installatiegegevens;

  • relevante persoonsgegevens worden na een periode van 7 jaar vernietigd;

  • niet-relevante persoonsgegevens worden bij  archivering, na afronding project, vernietigd.

Functionaris gegevensbescherming
De verantwoordelijkheid van de naleving AVG en dus gegevensbescherming ligt bij de directie van Projectburo Rijnland B.V. De uitvoering daarvan is grotendeels gedelegeerd aan het secretariaat van Projectburo Rijnland B.V.

Hoe kan ik mijn persoonsgegevens inzien of actualiseren?
Het is belangrijk dat de gegevens in onze database actueel en juist zijn. U heeft het recht om de gegevens die wij over u verzameld hebben in te zien, daarin wijzigingen aan te brengen dan wel deze gegevens te laten verwijderen.

Slotbepaling
Eventuele datalekken bij Projectburo Rijnland B.V. zullen direct worden gemeld aan de betrokken opdrachtgevers c.q. relaties.

Hoe kan ik contact opnemen met Projectburo Rijnland B.V.?
Voor vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via of bellen naar 0172-650025.